Interview Jean-Luc Scemama dans Actuel CE 23/05/2014

Base de données : il y a urgence !

Les employeurs doivent mettre en place leur base de données économique et sociale (BDES) prévue par la loi de sécurisation sur l'emploi. Le temps presse, rappelle dans cette chronique Jean-Luc Scemama, le président du comité des CE du Conseil supérieur de l'Ordre des experts-comptables. C'est à ses yeux une opportunité pour les entreprises de faire vivre le dialogue social.

« La chose la plus importante en communication, c'est d'entendre ce qui n'est pas dit » Peter Drucker

La base de données économiques et sociales (BDES) doit être mise en place :

  • dans les entreprises de 300 salariés et plus : au plus tard le 14 juin 2014;
  • dans les entreprises de moins de 300 salariés : au plus tard le 14 juin 2015

Cette base sera notamment la clé de voûte de la nouvelle information-consultation sur les orientations stratégiques à trois ans.

A trois semaines de l'échéance, très peu d'entreprises sont prêtes. Le 14 juin, toutes celles qui emploient 300 salariés et plus doivent avoir mis en place une base de données économiques et sociales unique (BDES). La circulaire du 18 mars 2014 a prévu que, pour la première mise en œuvre de la base de données, les entreprises ne sont pas tenues d'intégrer les informations relatives aux deux années précédentes. Nous savons bien pourtant qu'une information n'a de sens que si elle est comparée à d'autres (environnement, passé, objectifs, etc.).

L'ambition d'un dialogue

Les informations sont présentées sous forme de données chiffrées ou à défaut, pour les années suivantes, sous forme de grandes tendances. Les textes précisent même que l'employeur devra préciser les raisons pour lesquelles les informations qui, eu égard à leur nature ou aux circonstances, ne peuvent pas faire l'objet de données chiffrées ou de grandes tendances. Nous voyons là se vider l'ambition d'un dialogue sur des données prévisionnelles, fondement d'une stratégie, avec non seulement le remplacement de chiffres par de grandes tendances, mais encore la possibilité de ne pas servir l'information indispensable à la consultation du CE sur les orientations stratégiques. Espérons que la pratique des entreprises sera plus « intelligente » pour éviter les entraves à la consultation et que la volonté de dialogue sera actée par une BDES significative.
Dans les faits, nous constatons un attentisme des directions, comme si la problématique était d'ordre technique. D'un autre côté, bien des élus de CE sont aussi peu ou mal informés ; quand ils le sont, beaucoup restent dans l'attente.

Les IRP doivent être consultées

La circulaire précise pourtant que la concertation doit être de mise, que les instances représentatives du personnel (IRP) doivent être consultées pour que la BDES soit adaptée à l'entreprise, bien que le décret fixe son cadre ; un véritable exercice de dialogue social. A défaut d'être consultées, les IRP ont intérêt à s'inviter au dialogue pour concevoir une BDES adaptée à l'entreprise, avec ses spécificités. En effet, le contenu réglementaire constitue un minimum qui peut et doit être enrichi.
En fait, les chefs d'entreprise et leurs DRH semblent confrontés à une tâche délicate: déployer une BDES efficace sans pour autant dévoiler des informations trop sensibles.
En effet, afin que la base de données apporte une réelle valeur ajoutée, les élus de CE ont besoin de disposer d'informations spécifiques supplémentaires et adaptées. En effet, s'il peut y avoir une approche de stricte conformité en n'insérant que les champs prévus par le décret, la BDES peut aussi être conçue comme un outil de dialogue, puisqu'elle peut être améliorée par un accord, au niveau de l'entreprise ou du groupe.
La mise en place de la BDES, avec une définition de ses modalités d'accès, de consultation et d'utilisation, constitue un acte majeur en vue d'un nouveau dialogue social, dont les entreprises devraient se saisir, pour démontrer leur volonté d'ouverture et de transparence vis-à-vis des structures représentatives du personnel, et notamment les comités d'entreprise.
L'avantage de la base de données unique sera de disposer des informations centralisées en un seul endroit avec un historique, et un accès aux informations stratégiques nouvelles.

La confidentialité, un véritable enjeu

C'est l'un des points sensibles. Selon le décret, «les informations figurant dans la base de données qui revêtent un caractère confidentiel doivent être présentées comme telles par l'employeur [...]». La crainte des directions de donner des informations sensibles aux partenaires sociaux est sous-tendue par l'appréhension du risque de diffusion à l'extérieur.
C'est la raison pour laquelle il y a débat entre le document papier et le document numérique d'une part, l'information écrite ou orale pour certaines données extrêmement stratégiques et sensibles.
Pourtant, la question de la confidentialité pourrait se traiter grâce à un système de traçabilité des connexions, voire l'impression de certains documents avec mention de la date et du nom de la personne connectée.

Le rôle du CE

Les élus du comité d'entreprise sont mandatés par les salariés pour les représenter auprès de la Direction de l'entreprise, et donc défendre leurs intérêts : pérennité des emplois, conditions de rémunérations et de travail.

Le comité d'entreprise a ainsi un rôle économique à mener. Le code du travail prévoit qu'il est régulièrement consulté par l'employeur sur la marche de l'entreprise, et sur tous les projets qui touchent à l'organisation du travail.
Le CE doit alors donner un avis motivé, ce qui signifie qu'il doit pouvoir appréhender les causes et les conséquences (économiques, financières et sociales) des projets proposés.
Compte tenu des règles qui régissent les délais de consultation, le CE ne peut jouer pleinement son rôle économique qu'en ayant une connaissance claire de la situation de l'entreprise et des perspectives.
Avec la conjoncture actuelle et la multiplication des plans sociaux, le rôle économique du Comité d'Entreprise est plus que jamais d'actualité, afin de prévenir les grands changements de l'entreprise et d'être le garant de la pérennité des emplois.

La nouvelle consultation sur les orientations stratégiques

La loi n° 2013-504 du 14 juin 2013 relative à la sécurisation de l'emploi a instauré une nouvelle consultation du comité d'entreprise sur les orientations stratégiques de l'entreprise et leurs conséquences sur l'activité, l'emploi, l'évolution des métiers et des compétences, l'organisation du travail, le recours à des sous-traitants, à l'intérim, aux contrats temporaires et aux stages.
La base de données économiques et sociales permettra de mener à bien la mission sur les orientations stratégiques, présentant les grandes tendances sur les 3 années à venir.
L'avis du CE doit être rendu avant que les orientations stratégiques soient définitivement arrêtées, et est transmis au conseil d'administration ou de surveillance qui formulera une réponse argumentée à laquelle le CE pourra répondre.
Le CE pourra se faire assister par un expert-comptable de son choix. L'expertise comptable sera cofinancée par le budget de fonctionnement à hauteur de 20 % (dans la limite du 1/3 du budget annuel de fonctionnement). L'expert-comptable devra rendre son rapport au plus tard 15 jours avant l'expiration du délai qu'a le comité d'entreprise pour rendre son avis. Il demandera à l'employeur dans les 3 jours de sa désignation les éléments, et ce dernier devra y répondre dans les 5 jours.

Le contenu de la base de données

La BDES est le support de la consultation annuelle sur les orientations stratégiques de l'entreprise.
Les informations de la BDES contribuent à donner une vision claire et globale de la formation et de la répartition de la valeur créée par l'activité de l'entreprise.
L'information du CE par l'employeur de l'alimentation de la BDES constitue le point de départ du délai de consultation.
A terme (avant le 31-déc-2016), c'est par l'alimentation de la BDES que l'employeur transmettra au CE les informations communiquées de manière récurrente.
L'alimentation de la BDD vaudra transmission des informations récurrentes si :

  • La BDD est mise à jour selon les périodicités prévues par la loi;
  • Les informations sont accompagnées des analyses et explications requises par les textes (comme le recours aux CDD)

Les consultations du comité d'entreprise pour des événements ponctuels continuent de faire l'objet d'un envoi des rapports et informations.
Il y a urgence : le 14 juin, c'est demain matin. Le dialogue social devrait sortir gagnant d'une concertation pour bâtir une base de données intelligente, utilisable et apte à permettre aux IRP de se forger une opinion pour permettre la consultation sur les orientations stratégiques de l'entreprise.

Jean-Luc SCEMAMA,
président du comité des CE du Conseil supérieur de l'Ordre des experts-comptables