Le 14 juin est passé ; votre BDES est-elle prête ?

Toutes les entreprises ayant plus de 50 salariés doivent maintenant disposer d'une Base de Données Economiques et Sociales (BDES) destinées aux représentants du personnel.

En effet, si les entreprises de plus de 300 salariés devaient la créer avant le 14 juin 2014, celles qui emploient moins de 300 salariés, et qui disposaient d'un délai supplémentaire pour la constituer a pris fin le 14 juin 2015.

Si elle a été constituée, en concertation, et rassemble les informations légales, tant mieux ; à défaut, sachez que notre cabinet dispose d'une certaine expérience en la matière et pourrait utilement vous assister.

Rappelons ce que doit contenir ce document indispensable à la nouvelle consultation du comité d'entreprise sur les orientations stratégiques.

Une information centralisée pour les IRP

La base de données est un outil destiné à rassembler, préciser, enrichir, organiser et rationaliser les informations périodiques du comité d'entreprise ou de la DUP, et plus largement des représentants du personnel puisque délégués syndicaux et membres du CHSCT y ont également accès.

Ce document est le support privilégié pour préparer la consultation sur la stratégie de l'entreprise (article L. 2323-7-1 du code du travail). Cette nouvelle consultation doit se tenir chaque année et peut fait l'objet d'une expertise au financement partagé entre l'entreprise et le CE (80/20). Elle porte sur les orientations stratégiques de l'entreprise et ses conséquences sur l'activité, l'emploi, l'évolution des métiers et des compétences, l'organisation du travail, le recours à des sous-traitants, etc. Le CE rend un avis à cette occasion.

Un contenu fortement encadré

Le décret du 27 décembre 2013 fixe en détails le contenu de la BDES, selon la taille de l'entreprise. Néanmoins, un accord de branche, de groupe ou d'entreprise peut «enrichir» de la base de données.

Sous le seuil de 300 salariés, la BDES se décompose en huit parties :

A. Investissements :

1. Investissement social :

    • évolution des effectifs par type de contrat ;
    • évolution des emplois par catégorie professionnelle;
    • situation en matière d'égalité professionnelle entre femmes et hommes et mesures prises en ce sens;
    • évolution de l'emploi des personnes handicapées et mesures prises pour le développer;
    • évolution du nombre de stagiaires;
    • formation professionnelle : investissements en formation, publics concernés;
    • conditions de travail : durée du travail dont travail à temps partiel et aménagement du temps de travail;

2. Investissement matériel et immatériel :

    • évolution des actifs nets d'amortissement et de dépréciations éventuelles (immobilisations);
    • le cas échéant, dépenses de recherche et développement.

B. Fonds propres, endettements et impôts :

1. Capitaux propres de l'entreprise;

2. Emprunts et dettes financières dont échéances et charges financières;

3. Impôts et taxes.

C. Rémunération des salariés et dirigeants, dans l'ensemble de leurs éléments :

1. évolution des rémunérations salariales :

    • frais de personnel y compris cotisations sociales, évolutions salariales par catégorie et par sexe, salaire de base minimum, salaire moyen ou médian, par sexe et par catégorie professionnelle;
    • pour les entreprises soumises aux dispositions de l'article L225-115 du code de commerce, montant global des rémunérations visées au 4° de cet article ;

2. épargne salariale : intéressement, participation.

D. Activités sociales et culturelles :

1. Montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du comité d'entreprise;

2. Mécénat

E. Rémunérations des financeurs, en dehors des éléments mentionnés au B :

1. Rémunération des actionnaires (revenus distribués);

2. Rémunération de l'actionnariat salarié (montant des actions détenues dans le cadre de l'épargne salariale, part dans le capital, dividendes reçus)

F. Flux financiers à destination de l'entreprise :

1. Aides publiques;

2. Réductions d'impôts;

3. Exonérations et réduction de cotisations sociales;

4. Crédits d'impôts

5. Mécénat.

G. Sous-traitance :

1. Sous-traitance utilisée par l'entreprise;

2. Sous-traitance réalisée par l'entreprise;

H. Transferts :

Pour les entreprises appartenant à un groupe, transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe :

1. Transferts de capitaux tels qu'ils figurent dans les comptes individuels des sociétés du groupe lorsqu'ils présentent une importance significative;

2. Cessions, fusions et acquisitions réalisées.

Dans la base, les informations devront être organisées pour être lisibles et facilement exploitables par les élus, c'est à dire «réparties entre les différentes rubriques de la base de données définies aux articles R. 2323-1-3 et R. 2323-1-4», énonce la circulaire DGT du 18 mars 2014. Cela signifie donc pour les entreprises de mener un travail important pour structurer la base.

La circulaire cite l'exemple du bilan social : «Les informations devant figurer au point 1.1 Effectif du bilan social (à avoir l'effectif total au 31/12, l'effectif permanent, etc.) pourront être considérées comme relevant de la rubrique A 1° a) Evolution des effectifs par type de contrat, par âge, par ancienneté, de la base de données».

Notons que le projet de loi Rebsamen, sur le dialogue social, actuellement en débat au Parlement, prévoit une rubrique «Egalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l'entreprise», reprenant les éléments du rapport de situation comparée (article L. 2323-57 du code du travail).

Les informations transmises de façon récurrente par l'employeur au CHSCT devront aussi figurer dans la BDES pour être accessibles à tous les représentants du personnel.

Des perspectives économiques à trois ans

Les informations contenues dans la base de données doivent avoir, indique la DGT, un caractère prospectif et historique puisqu'elles doivent porter sur l'année en cours, les deux années précédentes, et les trois années suivantes. Une belle avancée en termes d'informations stratégiques ; néanmoins, la circulaire précise «Concernant les perspectives sur les 3 années suivant l'année en cours, si elles ne peuvent faire l'objet de données chiffrées ou de grandes tendances, l'employeur devra expliquer pour quelles raisons».

Notons que, pour la première mise en œuvre de la base de données, les entreprises n'ont pas à intégrer les informations relatives aux deux années précédentes.

L'accès à la base est personnel

Les élus ayant accès à la base de données sont tenus à une obligation de discrétion à l'égard des informations y figurant. Le décret de décembre 2013 reprend les principes définis par la jurisprudence : l'employeur doit indiquer dans la BDES quelles informations sont confidentielles et «la durée du caractère confidentiel de ces informations».

Le droit d'accès à la BDES est «strictement personnel et ne peut être transmis à un tiers».

La BDES est en principe établie au niveau de l'entreprise

La base de données est constituée au niveau de l'entreprise. Mais une convention ou un accord de groupe peut prévoir la constitution, outre la BDES d'entreprise, d'une base de données au niveau d'un groupe. Cet accord doit alors préciser «les personnes ayant accès à cette base ainsi que les modalités d'accès, de consultation et d'utilisation de cette base».

«Dans les entreprises à établissements multiples, il n'y a pas d'obligation de mettre en place une base de données par établissement», écrit la DGT. Mais la base de l'entreprise doit alors comporter l'ensemble des informations que l'employeur doit donner aux membres du CCE et des comités d'établissement.

En présence d'une unité économique et sociale, la base de données est mise en place au niveau de l'UES.

Une mise à jour régulière s'impose

La base de données peut prendre une forme physique ou numérique. Elle doit être «régulièrement mise à jour, au moins dans le respect des périodicités prévues» par le code du travail, dit le décret. Autrement dit, par exemple, le point trimestriel sur la situation économique de l'entreprise nécessite la mise à jour au moins trimestrielle de la base de données. L'employeur doit signaler aux élus la mise à jour de la base.

LES ORIENTATIONS STRATÉGIQUES

Une base de données économiques et sociales est mise en place et servira de support à cette nouvelle consultation sur les orientations stratégiques.

L'avis du CE doit être rendu avant que les orientations stratégiques soient définitivement arrêtées, et est transmis au conseil d'administration ou de surveillance qui formulera une réponse argumentée à laquelle le CE pourra répondre.

Rôle de l'expert-comptable

Contrôle de la base de données

  • L'expert-comptable devra donner son avis sur la pertinence et l'exhaustivité de la base de données transmise par la Direction de l'entreprise.
  • Il pourra aider à son enrichissement et alerter le CE si une partie des informations qui doivent figurer dans la base de données fait défaut.

Analyse stratégique

  • En se basant sur la base de données et d'autres informations de même nature qu'il obtiendra de l'entreprise, l'expert-comptable devra développer une analyse stratégiquesur les perspectives de l'entreprise.

L'expert-comptable devra rendre son rapport au plus tard 15 jours avant l'expiration du délai qu'a le comité d'entreprise pour rendre son avis. Il demandera à l'employeur dans les 3 jours de sa désignation les éléments, et ce dernier devra y répondre dans les 5 jours.

Comment désigner l'expert-comptable ?

Le secrétaire doit inscrire :

Ordre du jour (arrêté par l'employeur et le secrétaire) : Désignation et nomination de l'expert-comptable au titre des articles L.2323-3 et suivants et R.2323-1-1 du Code du travail pour l'assistance dans la consultation sur les orientations stratégiques de l'entreprise.

Résolution à faire figurer sur le procès-verbal après le vote exclusivement réservé aux élus titulaires du comité :
«Conformément aux articles L.2323-3 et suivants et R.2323-1-1 du Code du travail, le Comité d'entreprise décide de se faire assister par le cabinet d'expertise comptable GROUPE LEGRAND dans le cadre de la consultation sur les orientations stratégiques de l'entreprise. »

Mission légale cofinancée par le budget de fonctionnement à hauteur de 20 % (dans la limite du 1/3 du budget annuel de fonctionnement) et par l'entreprise

Notre équipe est à votre disposition pour vous aider à mettre en place votre base de données, de façon optimale et à anyler les orientations stratégiques de votre entreprise.

N'hésitez pas à nous contacter, nous sommes à votre service !