Comptabilité du CSE : le guide complet (2023)

Le Comité social et économique (CSE) est une instance institutionnelle créée pour améliorer les conditions de travail et le bien-être des salariés des entreprises françaises. Géré par des membres élus en interne, le CSE dispose de nombreuses obligations légales et doit s’assurer que ses actions sont conformes aux lois en vigueur. Parmi les nombreuses obligations dont les CSE sont tenus de s’acquitter, l’aspect comptable occupe une part prédominante.

Bien que le CSE se concentre essentiellement sur les activités sociales, ses responsabilités comptables ne peuvent pas être ignorées. Cet article s’efforcera de couvrir tous les aspects de la comptabilité du CSE dans le but de vous aider à assurer une bonne comptabilité de votre CSE au quotidien.

Organisation comptable du CSE

Le CSE doit maintenir une organisation comptable spécifique qui doit être en mesure de répondre aux différentes exigences légales et comptables. Il est conseillé d’avoir une procédure de bout en bout pour la préparation et la production des états financiers et un manuel de procédures de comptabilité constamment mis à jour et disponible pour tous les membres du CSE.

Le CSE peut également décider d’utiliser un système de comptabilité qui est souvent lié à un ou plusieurs comptes bancaires. Les systèmes de comptabilité fournissent des outils pour le processus de comptabilité de l’organisation, y compris des rapports sur la gestion des actifs et des passifs, des états financiers réguliers et des analyses des transactions bancaires. Un système de comptabilité approprié permettra au trésorier du CSE de surveiller les règlements et les dépenses.

Comment définir la comptabilité du CSE ?

La comptabilité du CSE a 2 missions :

La tenue comptable, c’est-à-dire la saisie des différents documents permettant de justifier les dépenses et les recettes ;

L’établissement des comptes qui consiste à produire les états financiers.

La comptabilité du CSE est en bref un outil de suivi des mouvements, de récapitulation des opérations et de synthèse. La gestion des fonds est assurée par le trésorier. En outre, la comptabilité du CSE est à la base de la bonne santé financière du comité et doit être surveillée de près. Sans une bonne comptabilité, le CSE risque de s’exposer à des problèmes juridiques et financiers.

Qu’est-ce qu’un bilan comptable CSE ?

Un ​​bilan comptable doit être établi chaque année pour les CSE ayant des ressources supérieures à 153 000 €. Il s’agit d’un document qui présente la situation financière du CSE et qui comprend l’ensemble de ses avoirs, passifs et valeurs. Le bilan doit être publié afin de communiquer aux salariés et aux élus du CSE la situation financière du comité.

Comment gérer la comptabilité du CSE en fonction de la taille du comité ?

La taille du CSE est un facteur clé qui peut influer sur l’organisation et la gestion de la comptabilité. En fonction de la taille du CSE, les états comptables à produire sont différents.

Obligations comptable d’un petit CSE

Un petit CSE dispose de ressources inférieures ou égales à 153 0000 €. La taille limitée du comité signifie que seules les obligations comptables les plus élémentaires s’appliquent. Ces obligations comprennent l’obligation de tenir une comptabilité, de vérifier les factures et de préparer les états financiers. Ces obligations peuvent être distribuées aux élus du comité et peuvent être ​​facilement gérées.

Même pour les petits CSE, le trésorier est responsable de de la tenue des comptes. Il doit produire un certain nombre de documents à l’attention des élus et de l’employeur :

L’état des recettes et dépenses séparées par budget ;

Un état des biens et placements ;

Un état des stocks ;

Mais également, un état des créances et des dettes en fin d’année ;

Un état des disponibilités ;

Et enfin, un état des subventions AEP et ASC.

Obligations comptable d’un CSE de taille moyenne

Les CSE de taille moyenne ont des ressources allouées supérieures à 153 000 €. A la clôture d’un exercice, ils ne dépassent pas plus de 2 des 3 seuils suivants :

50 salariés en poste dans le CSE en équivalent temps plein (ETP) ;

1,55 M€ de total bilan ;

3,1 M€ de ressources.

Les CSE de taille moyenne peuvent nécessiter un investissement plus important dans la comptabilité. Les responsabilités comptables supplémentaires peuvent comprendre le recours à un expert-comptable pour gérer les soldes, préparer des états financiers et gérer les obligations fiscales et sociales liées au comité. En effet, la présentation des comptes annuels à un expert-comptable est obligatoire pour les CSE de taille moyenne. A noter que la formation du trésorier est fortement recommandée, et ce, quelle que soit la taille de votre CSE.

Obligations comptable d’un grand CSE

Les CSE de grande taille dépassent au moins 2 des 3 seuils spécifiés pour les CSE de moyenne taille. La tenue de la comptabilité du CSE est bien plus exigeante et ils doivent produire des comptes complets comprenant divers documents : compte de résultat, bilan, annexe.

Le CSE de grande taille doit avoir recours aux services d’un expert-comptable. Ce dernier a 2 fonctions principales :

Les travaux d’établissement des comptes annuels ;

Les travaux d’établissement des moyens du CSE.

Enfin, il est nécessaire qu’un CSE de grande taille crée une commission des marchés, qui va choisir les fournisseurs et prestataires du CSE et définir les modalités de services, travaux d’un certain montant, ou encore achats de fournitures.

Trésorier CSE

Le trésorier du CSE doit avoir une connaissance des principes comptables de base et posséder une bonne compréhension des flux financiers et des documents financiers que le CSE produit. Dans le cas où le CSE n’est pas assisté par un cabinet comptable, il revient au trésorier de préparer et de produire les états financiers de l’organisation et de s’assurer que toutes les dépenses et recettes sont ​​correctement comptabilisées.

Rôle du trésorier du CSE

Parmi les tâches du trésorier, se trouve la gestion de la comptabilité du CSE. En tant que trésorier, le membre du comité doit veiller à ce que toutes les transactions et les dépenses soient documentées et vérifiées. Il ou elle doit également inspirer et guider les membres du comité pour qu’ils puissent prendre les meilleures décisions financières possibles.

En outre, le trésorier doit établir des budgets réalisables pour le CSE et veiller à ce que tous les budgets soient ​équilibrés et sains. Toutefois, on doit noter que le CSE peut présenter un budget déficitaire à condition qu’il y ait des réserves disponibles par ailleurs. Lorsque les états financiers sont publiés, le trésorier doit s’assurer qu’ils sont à jour, exacts et conformes aux lois et règlements applicables avant la publication.

Formation du trésorier CSE

Le trésorier du CSE doit avoir une bonne connaissance de la comptabilité et de la gestion des finances. Pour ce faire, il existe des formations spécifiques permettant d’aider un trésorier à mieux comprendre et assurer ses fonctions. Ces formations fournissent les compétences nécessaires pour mener à bien les fonctions importantes d’un trésorier du CSE.

Les formations du trésorier du CSE sont comprises dans le budget de fonctionnement du CSE et tendent à plusieurs objectifs :

• Compréhensions des obligations et responsabilités du trésorier CSE
• Techniques et outils de gestion et de comptabilité CSE
• Etablissement et gestion d’un budget
• Documents comptables du CSE

Les différents budgets du CSE

Le trésorier du ​CSE devrait maintenir une trace des dépenses et des recettes en utilisant un système de comptabilité. La tenue d’une comptabilité pour les CSE de toute taille est obligatoire, qu’elle soit sur cahier, tableau, logiciel de comptabilité, ou logiciel intégré.

Le système de comptabilité peut être divisé en différentes catégories qui peuvent aider à garder une trace des flux financiers qui entrent et sortent du CSE. Ces différents budgets doivent être constamment comparés aux ressources disponibles afin de s’assurer que le CSE est capable de financer les activités pour lesquelles il a été créé.

Lorsqu’une comptabilité est bien conçue, il est possible de déterminer les budgets et de les utiliser de manière optimale. Le budget du CSE permet de savoir comment utiliser la subvention du Comité ainsi que de faire des comparatifs durant l’année. Voici une liste des différents budgets qui peuvent être mis en place par le CSE :

Budget de fonctionnement

​Le budget de fonctionnement permet d’assurer l’indépendance économique du CSE. Ce type de budget est important pour éviter les dépenses excessives et pour gérer au mieux l’immobilisation des fonds.

budget des œuvres sociales

Un budget des œuvres sociales est un mécanisme de financement mis en place pour le CSE pour soutenir les activités sociales et culturelles destinées aux salariés. Les activités financées par ce budget doivent comprendre des divertissements et des séjours organisés par le comité.

Budget des ASC

Le budget des ASC (activités sociales et culturelles) est utilisé pour la gestion des activités sociales et culturelles. Ces dernières ne sont pas légalement à la charge de l’entreprise.

Budget prévisionnel du CSE

Un budget prévisionnel du CSE est mis en place pour planifier et prendre des décisions. Grâce à ce type de budget, le CSE peut déterminer quelles actions il doit entreprendre et quelles sont les dépenses prévues à court, moyen et long terme.

Transfert budgétaire du CSE

Les transferts budgétaires peuvent être utilisés par le CSE pour reporter certains fonds afin de ​couvrir les dépenses nécessaires à court terme. Grâce aux transferts budgétaires, le CSE peut s’assurer de disposer des fonds nécessaires pour certaines actions. A noter que les transferts budgétaires ne peuvent excéder 10% de l’excédent de l’année précédente. Ils peuvent ensuite être utilisés de façon libre.

Partenaires externes de la comptabilité du CSE

Que ce soit pour la préparation des comptes annuels ou le soutien comptable nécessaire, le trésorier du CSE peut devoir recourir à des partenaires externes pour aider à la gestion des finances de l’organisation. Un partenaire externe peut fournir une formation pour les membres du CSE, préparer les rapports financiers requis par la loi et fournir un soutien informatique ou comptable.

Le partenaire externe pourra également fournir des conseils sur la prise en charge des risques financiers et fournir un soutien aux trésoriers et aux membres du CSE pour qu’ils puissent s’adonner aux différentes responsabilités pour lesquelles ils ont été élus.

Experts-comptables et CSE

Les experts-comptables CSE sont des personnes spécialement qualifiées qui peuvent aider le CSE à respecter ses obligations comptables. Ils peuvent fournir des services tels que la vérification des comptes, l’aide à la mise en œuvre de systèmes comptables, l’amélioration de la précision des états financiers et le contrôle des dépenses, ainsi que d’autres fonctions comptables.

URSSAF et CSE

L’URSSAF est l’ organisme chargé de contrôler et de recouvrir les cotisations de sécurité sociale. L’URSSAF fait également des contrôles réguliers pour s’assurer que les CSE sont en conformité avec les obligations fiscales et ​​sociales. Les contrôles se font au niveau de l’entreprise et, par extension, au niveau du CSE s’il y en a un. En cas de non-respect de leurs prescriptions, l’URSSAF peut sanctionner le CSE en soumettant à cotisations sociales les activités posant problème.

Les outils de gestion comptable

Le logiciel comptable est un outil vivement recommandé pour la gestion des finances du ​​CSE. Le logiciel permet aux CSE de gérer leurs finances efficacement et de s’assurer que tous les états financiers sont exacts. Les états financiers sont censés être faits par le cabinet expert-comptable au cas où le CSE y a recours. De nombreux logiciels offrent également un système de prévisions afin de permettre au CSE de faire des prévisions financières précises et de s’assurer que les projets peuvent être réalisés dans les délais et les limites budgétaires.

Comptabilité du CSE : un aspect indispensable au bon fonctionnement du comité

La comptabilité du CSE est un aspect essentiel à prendre en compte pour le bon fonctionnement du comité. Elle implique la mise en place de plans comptables, le choix de prestataires externes et le maintien de bons états financiers. Grâce à cet article, vous connaissez maintenant les principaux aspects de la comptabilité du CSE et avez tous les outils nécessaires pour gérer la comptabilité de votre CSE efficacement et en toute sécurité.